Formulaires de réclamation et mise en place de la facturation

Cette page fournit des renseignements aux membres du Réseau de la pratique autonome (RPA) sur les formulaires de réclamation utilisés pour la facturation et sur la façon de soumettre les réclamations, configurer la facturation électronique avec CDHA-ACDHnetMD (connue sous le nom de CDHAnetTM) et le dépôt direct, mettre à jour vos renseignements d’entreprise, et vous inscrire au programme de Services de santé non assurés (SSNA).

Formulaire de réclamation national en hygiène dentaire de l’ACHD

Le formulaire de réclamation national en hygiène dentaire de l’ACHD est pour l’usage des hygiénistes dentaires indépendants.

Les formulaires de réclamation dûment remplis peuvent être imprimés et soumis par la poste aux compagnies d’assurance, soit par le client ou par l’hygiéniste dentaire au nom de son client. Pour soumettre des réclamations par voie électronique (EDI), vous devez acheter un logiciel de pratique approprié, avoir un accès à l’internet et vous inscrire à CDHAnetMD.

La Sun Life offre un système de réclamations par courriel plutôt que par la poste ou par EDI. Visitez la page de Soutien pour les réclamations d’assurance de l’ACHD pour obtenir plus de détails ainsi que les coordonnées de la compagnie d’assurance.

*Il est important d’établir à l’avance si le régime d’assurance dentaire de votre client accepte les hygiénistes dentaires indépendants en tant que prestataires de soins de santé admissibles.

Formulaire type de demande de consultation de l’ACHD

Les formulaires dûment remplis peuvent être imprimés et utilisés par les hygiénistes dentaires lorsqu’ils dirigent les clients vers d’autres professionnels de la santé.

Configuration de la facturation

Comment obtenir un NIU (de fournisseur de services)

Qu’est-ce qu’un numéro d’identification unique (NIU)?
Un numéro d’identification unique (NIU) fourni par l’ACHD vous identifie comme hygiéniste dentaire prestataire de soins d’hygiène dentaire si vous soumettez des réclamations de santé buccodentaire aux compagnies d’assurance. Vous seul pouvez utiliser votre NIU. Il n’est pas transférable. Le NIU de l’ACHD se compose de neuf chiffres uniques, commençant par « 202 » et il vous identifie auprès des compagnies d’assurance. La liste des numéros d’identification unique des membres doit être à jour et exacte et renouvelée chaque année avec le renouvellement de votre adhésion au RPA.

Ai-je besoin d’un NIU?
Si vous soumettez des réclamations aux compagnies d’assurance pour obtenir un paiement, soit par vous à titre de fournisseur de soins ou au nom de votre client, vous devrez avoir un NIU de l’ACHD, aussi connu comme un numéro de fournisseur. Ceci vous identifie auprès des compagnies d’assurance en tant que fournisseur de soins de santé admissible. Votre NIU vous est unique à titre de fournisseur et ne devrait pas être partagé avec d’autres fournisseurs de soins de santé.

De quoi ai-je besoin pour être admissible à recevoir un NIU?
Vous devez répondre à toutes les exigences de votre organisme de réglementation provincial pour exercer à titre d’hygiéniste dentaire indépendant. Vous devrez soumettre une copie de votre permis d’exercice actif émis par votre organisme de réglementation avec votre formulaire de demande de NIU.

Comment les compagnies d’assurance savent-elles que je suis un fournisseur admissible?
Chaque semaine, l’ACHD envoie une liste à toutes les compagnies d’assurance qui comprend le nom, le NIU et les coordonnées de nos fournisseurs de soins d’hygiène dentaires indépendants admissibles. Quelques compagnies d’assurance exigent que vous vous inscriviez séparément à titre de fournisseur de soins, y compris la Croix bleue Medavie, Alberta Blue Cross (demande en anglais seulement), et Pacific Blue Cross (demande en anglais seulement). De plus, d’autres compagnies d’assurance ne peuvent activer un hygiéniste dentaire indépendant dans leur système qu’à la réception de leur première réclamation.

Étapes pour obtenir un NIU :

  1. Joindre le Réseau de la pratique autonome (RPA). Des frais supplémentaires de 75 $ s’appliquent. Cette adhésion doit être renouvelée annuellement avant le 31 octobre.
  2. Soumettre le Formulaire de demande de NIU avec une copie de votre permis d’exercice actif de votre organisme de réglementation

Les demandes de NIU sont traitées une fois par semaine, le mardi matin. Les demandes dûment remplies doivent être reçues avant la fin de la journée le lundi afin d’être traitées le mardi.

Comment configurer la facturation par EDI (CDHAnetMD)

Qu’est-ce que le CDHAnetMD?
Le CDHAnetMD est le réseau géré par l’ACHD, utilisé pour transmettre les réclamations électroniques des hygiénistes dentaires indépendants aux compagnies d’assurance. Il est le seul réseau configuré pour accepter des réclamations d’hygiène dentaire par voie électronique.

De quoi ai-je besoin pour facturer par EDI (CDHAnetMD)?
Afin d’être admissible à CDHAnetMD, vous devez être membre du Réseau de la pratique autonome de l’ACHD (RPA), avoir un NIU actif, un accès à Internet et un logiciel de gestion de pratique.

Quels sont mes choix de logiciels?
CDHAnetMD utilise les réseaux de services de messagerie TELUS et Instream pour envoyer vos réclamations aux compagnies d’assurance pour qu’elles soient traitées. Lorsque vous choisissez un logiciel, vous devrez considérer quel réseau de service de messagerie soutient votre logiciel préféré. Les deux choix nommés ci-dessous transigent avec toutes les compagnies d’assurance qui acceptent les réclamations par EDI d’hygiénistes dentaires. Veuillez noter qu’il y a des frais d’inscription annuels supplémentaires pour le choix 2.

  1. CHOIX 1 : CCDWS COMPATIBLE AVEC TELUS & INSTREAM
    Aucuns frais et aucune inscription supplémentaire associée avec le réseau. Cependant, vous devez avoir un logiciel de pratique certifié « CCDWS ».
  2. CHOIX 2 : ICA INSTREAM SEULEMENT
    Inscrivez-vous et payez des frais d’abonnement annuels de 180 $ par l’intermédiaire d’Instream. Vous devez avoir un logiciel de pratique compatible avec Instream.

Quelles sont les compagnies d’assurance qui acceptent les réclamations par EDI d’hygiénistes dentaires indépendants?
Plus de 40 compagnies d’assurance acceptent les réclamations par EDI d’hygiénistes dentaires indépendants, y compris Manulife, Canada Life et Green Shield Canada. Consultez notre document de soutien sur les réclamations électroniques pour obtenir plus de détails.

Qu’est-ce qu’Express Scripts?
Bien que certaines compagnies d’assurance traitent directement leurs réclamations, d’autres compagnies utilisent une tierce partie pour le traitement des demandes de règlement, comme Express Scripts Canada. Express Scripts Canada est le troisième plus grand préposé au traitement de demandes de réclamation en soins de santé au Canada et facilite les réclamations électroniques des hygiénistes dentaires indépendants, y compris le traitement en temps réel et le virement électronique de fonds (VEF) (dépôt direct) pour les compagnies d’assurance suivantes :

  • Benecaid
  • Cowan Insurance Group
  • Desjardins Insurance
  • GMS Insurance Inc
  • GPM
  • Group Medical Services
  • Humania Assurance Company
  • Johnson
  • SFMM

Lettre d’inscription à Express Scripts (disponible en anglais seulement)

Étapes pour configurer la facturation par EDI (CDHAnetMD)

  1. Joindre le Réseau de la pratique autonome (RPA). Des frais supplémentaires de 75 $ s’appliquent. Cette adhésion doit être renouvelée annuellement avant le 31 octobre.
  2. Soumettre le Formulaire de demande de NIU.
    Les demandes de NIU sont traitées une fois par semaine, le mardi matin. Les demandes dûment remplies doivent être reçues avant la fin de la journée le lundi afin d’être traitées le mardi.
  3. Choisir un logiciel de pratique.
  4. Soumettre le Formulaire d’inscription à CDHAnetMD.
    Les demandes de CDHAnetMD sont traitées une fois par semaine, le mardi matin. Les demandes dûment remplies doivent être reçues avant la fin de la journée le lundi afin d’être traitées le mardi.
  5. Un numéro de cabinet (###H) vous sera assigné et envoyé par courriel accompagné des prochaines étapes pour la configuration du logiciel.
  6. Soumettre le Formulaire d’inscription de fournisseurs d’Express Scripts accompagné d’un chèque annulé ou d’une lettre de la banque.
    Les demandes d’Express Scripts sont traitées une fois par semaine, le mardi matin. Les demandes dûment remplies doivent être reçues avant la fin de la journée le lundi afin d’être traitées le mardi.

Comment configurer le VEF (virement électronique de fonds/dépôt direct)

Qu’est-ce qu’Express Scripts?
Express Scripts Canada facilite les réclamations électroniques d’hygiénistes dentaires indépendants, y compris le traitement en temps réel et le virement électronique de fonds (VEF) (dépôt direct) pour les compagnies d’assurance suivantes :

  • Benecaid
  • Cowan Insurance Group
  • Desjardins Insurance
  • GMS Insurance Inc
  • GPM
  • Group Medical Services
  • Humania AssuranceMD
  • Johnson
  • SFMM

Lettre d’inscription à Express Scripts (disponible en anglais seulement)

Qu’est-ce que le Registre du réseau de fournisseurs TELUS pour les dépôts directs?
Le registre de fournisseurs de TELUS donne aux hygiénistes dentaires l’occasion de s’inscrire au dépôt direct (eRéclamations) au moyen d’un courriel sécurisé. Cette option est offerte à tous les utilisateurs de CDHAnetMD. Non seulement vous recevrez le paiement plus rapidement, mais le paiement global sera directement déposé au compte bancaire de votre cabinet et comprendra le remboursement pour tous les fournisseurs d’hygiène dentaire qui exercent dans votre cabinet. Vous recevrez aussi un état de compte électronique. Ce service simplifiera l’envoi de paiement à votre cabinet et éliminera le besoin des hygiénistes dentaires à temps partiel sous contrat de devoir endosser des chèques d’assurance.

TELUS offre le dépôt direct pour les compagnies d’assurance suivantes :

  • Benefits Trust
  • Canada Life
  • Group Health
  • Group Source
  • Manion

Registre du réseau de fournisseurs TELUS

Communiquez avec TELUS Santé à 1 866 240-7492, option 5, ou gestion.fournisseurs@telus.com si vous avez des questions ou des difficultés avec la configuration.

Quelles autres compagnies d’assurance fournissent le dépôt direct?*

La Sun Life fournit des services en ligne pratiques par l’intermédiaire de Sun Life En Direct. Veuillez visiter le site Web de Sun Life En Direct et suivez les étapes. Sun Life En Direct offre les services suivants :

  • Dépôt direct quotidien
  • Recherche de couverture
  • Relevés de paiement en ligne
  • Estimations de frais dentaires en ligne

Autres compagnies d’assurance qui offrent le dépôt direct au moment de l’inscription sont :

*Vérifiez les sites Web individuels des compagnies d’assurance qui ne sont pas nommées ici pour voir si elles offrent une option de s’inscrire au registre de fournisseurs pour obtenir le dépôt direct.

Étapes pour configurer le VEF (virement électronique de fonds/dépôt direct)

  1. Obtenir un NIU et un numéro de cabinet de CDHAnetMD.
  2. Soumettre le Formulaire d’inscription de fournisseurs d’Express Scripts accompagné d’un chèque annulé ou d’une lettre de la banque.
    Les demandes d’Express Scripts sont traitées une fois par semaine, le mardi matin. Les demandes dûment remplies doivent être reçues avant la fin de la journée le lundi afin d’être traitées le mardi.
  3. Compléter votre inscription directement auprès du Registre de fournisseurs TELUS.
  4. Other insurance companies to register with:

Comment mettre à jour les informations du compte de CDHAnetMD (adresse, numéro de téléphone, logiciel, etc.)

Pourquoi dois-je maintenir à jour mes renseignements d’entreprise?
À chaque semaine, l’ACHD envoie aux compagnies d’assurance une liste à jour des fournisseurs de services. Il est important de maintenir cette information à jour pour que les compagnies d’assurance aient des données précises dans leurs systèmes afin d’éviter les délais de traitement de réclamations.

Comment est-ce que je mets à jour mes renseignements d’entreprise existants avec l’ACHD?

  1. Soumettre un formulaire de mise à jour du compte CDHAnetMD.
    Les demandes de mise à jour du compte CDHAnetMD sont traitées une fois par semaine, le mardi matin. Les demandes dûment remplies doivent être reçues avant la fin de la journée le lundi afin d’être traitées le mardi.
  2. *Soumettre un Formulaire de modification d’Express Scripts (Remarque : ce formulaire est soumis directement à Express Scripts).
    *seulement requis si vous êtes inscrit à Express Scripts

Programme des services de santé non assurés (SSNA)

Que sont les SSNA?
Le Programme des Services de santé non assurés (SSNA) fournit une couverture pour les réclamations d’assurance pour les Inuits et les Premières Nations admissibles. Dans toutes les provinces et territoires où les hygiénistes dentaires peuvent exercer de façon autonome, les hygiénistes dentaires peuvent soumettre des réclamations de soins et services à titre de fournisseurs de services de soins de santé buccodentaire indépendants. Pour obtenir plus d’information, veuillez télécharger la Lettre de bienvenue des SSNA et la lettre FAQ.

Vous trouverez des renseignements plus détaillés sur le programme des SSNA, y compris les renseignements sur la politique et le programme, des grilles de prestations dentaires provinciales et un bulletin trimestriel ici.

Remarque : assurez-vous de cliquer sur le lien qui contient HY-SSNA (HY-NIHB) dans le titre de la grille de prestations dentaires de votre province afin de vous assurer de voir la grille d’hygiène dentaire.

Comment est-ce que je m’inscris au programme des SSNA?
Pour vous inscrire, veuillez visiter https://nihb.express-scripts.ca/NIHBProvider/benefits/dental

Veuillez noter que l’inscription à ce programme est réalisée par l’intermédiaire d’Express Scripts Canada.

Avez-vous de la difficulté à soumettre des réclamations? Étapes de dépannage :

  1. Communiquez avec la compagnie d’assurance
  2. Communiquez avec votre fournisseur de logiciel
  3. Communiquez avec votre service de messagerie (TELUS ou instream)
  4. Communiquez avec l’ACHD

Questions pour l’ACHD :

Téléphone : 1 800 267-5235 ou (613) 224-5515 poste 300
Courriel : independentpractice@cdha.ca