Démarrer une pratique d’hygiène dentaire :
Foire aux questions

Démarrer une pratique d’hygiène dentaire qui offre des services d’hygiène dentaire conformément à la législation de la province ou du territoire où elle se situe présuppose d’en être propriétaire et d’en assurer la gestion. L’entreprise est dirigée par un hygiéniste dentaire qui peut exercer ses activités dans un ou plusieurs établissements au fil du temps.

Les pratiques d’hygiène dentaire peuvent prendre plusieurs formes :

• une clinique d’hygiène dentaire ayant pignon sur rue;
• une pratique mobile proposant des services à domicile, dans des établissements de soins de longue durée ou dans des centres communautaires, avec ou non l’aide d’un véhicule aménagé;
• la location d’une salle opératoire dans une clinique existante;
• une pratique à domicile si le zonage et les exigences de santé publique le permettent.

Certaines entreprises peuvent par la suite s’agrandir, partager ou louer des locaux avec d’autres professionnels de la santé buccodentaire, y compris des dentistes, selon le modèle d’entreprise et la réglementation en vigueur.

Diriger sa propre entreprise peut être gratifiant, mais ce n’est pas un choix qui convient à tout le monde. Les hygiénistes dentaires qui apprécient être propriétaires d’entreprise ont souvent :

• à cœur l’autonomie et la prise de décisions créative;
• aucune difficulté à gérer l’entreprise, les finances et le marketing;
• préfèrent définir leurs propres règles, horaires et objectifs à long terme;
• aiment tisser des liens au sein de leur communauté.

D’autres peuvent estimer qu’être travailleur autonome à contrat ou employé dans une pratique d’hygiène dentaire privée correspond mieux à leur mode de vie. Il est préférable de bien étudier les différentes options avant de s’engager, afin de s’assurer que ce choix est le bon.

De nombreux conseillers recommandent d’acquérir entre trois et cinq ans d’expérience clinique, notamment en matière de gestion des rendez-vous, de facturation et de tâches administratives, avant de démarrer sa propre entreprise. Fort de cette expérience, vous pourrez vous lancer en affaires en toute confiance ou explorer d’autres possibilités.

Lorsqu’un hygiéniste dentaire travaille pour une pratique d’hygiène dentaire, la demande de réclamation d’assurance soumise au nom du patient identifie le prestataire ayant fourni le service à l’aide de son numéro d’identification unique (NIU).

À l’opposé, lorsqu’un hygiéniste dentaire est employé par un dentiste, la clinique facture les services rendus par l’hygiéniste dentaire sous le NIU du dentiste.

Pour obtenir des conseils sur la mise en place des fonctionnalités d’échange de données informatisées (ÉDI), notamment la transmission électronique des réclamations d’assurance et le paiement direct pour une pratique d’hygiène dentaire, consultez la rubrique « Réclamations d’assurance et configuration de la facturation ». Pour soumettre des réclamations d’assurance au nom du patient en tant que prestataire autonome, un hygiéniste dentaire doit disposer d’un NIU et être membre en règle du Réseau de la pratique autonome de l’ACHD. Si vous vous joignez à une pratique qui utilise le système de transmission électronique des réclamations d’assurance, vous devrez être ajouté au numéro de bureau CDHA-ACHDnet^MD de cette pratique.

La facturation des services peut varier en fonction de votre modèle d’entreprise, mais il faut habituellement :

• faire une demande pour obtenir votre numéro d’identification unique (NIU), obligatoire pour chaque hygiéniste dentaire travaillant dans la pratique. Un NIU ne peut pas être partagé.
  • Le NIU permet d’identifier le prestataire de services et peut être apposé sur le formulaire standard de réclamation de soins d’hygiène dentaire, qui sera remis au patient ou envoyé directement à la compagnie d’assurance dentaire.
• utiliser le service CDHA-ACHDnet^MD pour la soumission de réclamations d’assurance électroniques des soins d’hygiène dentaire (utilisé en conjonction avec un logiciel de gestion de pratique);
  • Le propriétaire de la pratique fera une demande de numéro de bureau CDHA-ACHDnet^MD et tous les hygiénistes dentaires travaillant dans cette pratique y seront annexés.
• fournir aux clients le formulaire de réclamation d’assurance pour soins d’hygiène dentaire officiel de l’ACHD;
• soumettre les réclamations d’assurance au nom des clients ou leur demander de les soumettre eux-mêmes;
• assurer la coordination avec votre banque lorsque les dépôts directs impliquent plusieurs prestataires.

Veuillez consulter la rubrique « Réclamations d’assurance et configuration de la facturation » pour plus d’informations.

Avant de considérer de lancer votre entreprise, vous devriez envisager de rejoindre le Réseau de la pratique autonome (RPA) de l’ACHD. L’adhésion au RPA, renouvelée chaque année, vous donne accès à :

• un numéro d’identification unique (NIU) à neuf chiffres afin de pouvoir soumettre des demandes de réclamation auprès des assurances dentaires;
• CDHA-ACHDnet^MD et à un numéro de bureau à quatre chiffres pour la transmission électronique des réclamations de services d’hygiène dentaire;
• la communauté en ligne du RPA, comprenant :
  • des forums pour poser des questions sur les équipements, les logiciels, le marketing et la gestion d’entreprise
  • un marché où les membres peuvent acheter ou vendre du matériel
  • une archive comprenant des discussions consultables
• des enregistrements (en anglais seulement) sous « Independent Practice Connections Café » comprenant des discussions sur le marketing, l’assurance d’entreprise, les modèles de pratique mobiles ou ayant pignon sur rue, l’achat et la vente d’une pratique, et plus encore.
• Ressources pour démarrer une entreprise et plus!

L’adhésion offre une base solide à toute personne envisageant de démarrer sa propre entreprise.

Un plan d’affaires bien conçu vous aide à :

• évaluer la faisabilité de votre projet;
• préciser votre modèle d’entreprise et l’emplacement idéal;
• identifier votre clientèle cible;
• clarifier vos besoins en matière d’équipement et d’exploitation;
• créer des stratégies marketing efficaces;
• établir des prévisions financières fiables.

Le cours en ligne de l’ACHD, Business Fundamentals: Ready, Set, Launch (en anglais seulement), ainsi que le guide sommaire intitulé Principes fondamentaux de l’entreprise : Une introduction pour les hygiénistes dentaires francophones ont été conçus pour aider les hygiénistes dentaires dans l’élaboration de leur plan d’affaires. Consultez-les.

En fonction de votre emplacement et de votre modèle d’entreprise, vous devrez peut-être :

• enregistrer votre entreprise en tant qu’entreprise individuelle, société de personnes ou société par actions (renseignez-vous auprès de votre organisme de réglementation concernant les options pour les sociétés professionnelles);
• enregistrer une raison sociale;
• obtenir les licences, permis ou autorisations de zonage municipaux (en particulier pour les pratiques ayant pignon sur rue ou à domicile);
• demander un numéro d’identification unique (NIU) pour la formulaire de réclamation d'assurance dentaires.

Vérifier les exigences dès le début peut éviter des retards et des coûts imprévus. Consultez le site Web du gouvernement du Canada pour obtenir des renseignements d’ordre général: Canada.ca – Démarrage d’entreprise.

Les besoins en matière d’assurance varient selon le modèle de pratique, mais comprennent souvent :

• une assurance responsabilité civile professionnelle;
• une assurance responsabilité civile générale;
• une couverture pour le matériel et les biens;
• une assurance contre les risques liés à la cybersécurité et aux atteintes à la vie privée;
• une assurance pour les véhicules utilitaires (pour les pratiques mobiles).

Il convient d’examiner les options de couverture auprès de BMS, le courtier d’assurance de l’ACHD, afin de garantir une protection adéquate. Rendez-vous sur la page Assurance d’entreprises pour les hygiénistes dentaires en pratique autonome pour plus d’informations.

Votre pratique est-elle uniquement spécialisée dans le blanchiment des dents ou dans la fabrication sur mesure de protège-dents pour le sport? Ou s’agit-il d’une grande pratique regroupant plusieurs praticiens, pouvant inclure des professionnels de la santé autres que ceux du secteur buccodentaire?

Qu’elles soient petites ou grandes, toutes les pratiques d’hygiène dentaire autonomes doivent respecter les exigences en matière de prévention et de contrôle des infections établies par l’organisme de réglementation de leur province ou territoire, notamment :

• la stérilisation et le retraitement appropriés des instruments ;
• un entretien documenté du matériel;
• un stockage et un transport sécurisés des instruments;
• des précautions en matière de ventilation et d’aérosols conformément aux recommandations issues d’une évaluation du niveau de risque.

Certains hygiénistes dentaires commencent par faire appel à une clinique voisine pour stériliser leurs instruments. N’oubliez pas de conserver des copies de tous les registres de stérilisation pour vos propres archives.

Références :
Association Canadienne de Normalisation. – Groupe CSA:
CSA Z314:23 - CSA Z314:F23 |Retraitement
CSA Z317.2:24 - CSA Z317.2:24 ventilation
CSA Z8000:24 - CSA Z8000:24 Construction

Les pratiques d’hygiène dentaire mobiles et à domicile peuvent demander une planification supplémentaire concernant :

• le respect des règlements municipaux en matière de zonage et des orientations en matière de compétence sur l’accessibilité de la clinique;
• le respect des normes de stérilisation et de ventilation applicables aux établissements de soins de santé;
• le transport et le stockage sécurisés des instruments et des dossiers;
• les exigences physiques, l’ergonomie et le temps de trajet;
• les primes d’assurance automobile ou habitation.

Avant de signer un bail, consultez un avocat. Les points clés à prendre en compte sont les suivants :

• les frais liés à la résiliation d’un bail en cas de vente de votre entreprise;
• les droits de cession au nouveau propriétaire lors de la vente de votre entreprise;
• les modifications autorisées du bâtiment pour l’installation d’équipements cliniques;
• les clauses liées à la rénovation ou à la démolition pouvant donner lieu à une expulsion à l’initiative du propriétaire;
• les restrictions concernant la sous-location d’un espace ou d’un cubicule à un autre prestataire.

Visionnez les présentations de Connections Café du Réseau de pratique autonome de l’ACHD (en anglais seulement) dont entre autre celle intitulée, Storefront Hygiene Clinics: Your Step-by-Step Guide to Building and Growing Profitably!

Au cours de vos recherches marketing, prenez note des autres professionnels de la santé buccodentaire présents dans votre communauté. Pour trouver un cabinet dentaire vers lequel diriger vos patients, vous pouvez commencer par vous présenter, en exposant notamment votre philosophie et votre mission. Jetez les bases d’une collaboration et d’un bénéfice mutuel pour vos clients et vos patients.

Les pratiques d’hygiène dentaire peuvent également louer des locaux à un dentiste, à condition de respecter les directives réglementaires applicables aux deux types de professionnels de la santé buccodentaire. Habituellement, cela signifie que le dentiste loue une salle opératoire à un tarif forfaitaire, facture séparément ses services à l’aide de CDAnetMD et tient des dossiers cliniques distincts. Consultez un avocat lorsque vous établissez des relations avec d’autres professionnels qui partagent vos locaux.